La implementación con éxito de una solución de Data Security and Posture Management (DSPM) en un hotel no sólo mejora la eficiencia en la gestión de los datos, sino que también fortalece la seguridad y el cumplimiento normativo. Desde la recolección de datos hasta la eliminación de la información, un DSPM asegura que los datos, a lo largo de todo su ciclo de vida, sean utilizados de manera responsable y segura. Además, su capacidad para gestionar los permisos de acceso y la trazabilidad de los datos permite monitorizar actividades sospechosas, proteger la información confidencial, ayudar a prevenir brechas de seguridad, controlar la información que se comparte con terceros y mejorar la confianza de los clientes. En un sector donde la privacidad y la protección de datos son cada vez más críticas, contar con un DSPM es una inversión estratégica que garantiza la continuidad y el prestigio del negocio hotelero.
La gestión de los datos en los hoteles ha vuelto a ser noticia recientemente por la entrada en vigor, desde diciembre de 2024 del Real Decreto 933/2021 que establece las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor. Más allá de la polémica suscitada por el tipo de datos solicitados a los huéspedes, lo cierto es que la protección de datos sensibles del cliente se ha convertido en una prioridad crítica para la industria hotelera debido a la naturaleza altamente confidencial de la información que se maneja.
Los hoteles en su operativa diaria acumulan vastas cantidades de datos personales, desde datos de tarjetas de crédito hasta información de contacto y detalles específicos de reservas o preferencias de los huéspedes. La confianza de los huéspedes en la seguridad y privacidad de sus datos es esencial para la reputación y el éxito continuo de cualquier establecimiento hotelero. Sobre todo, en un mundo digital con tanta intermediación y alianzas con terceros para impulsar las ventas cruzadas.
DSPM en hoteles: casos de uso
En la industria hotelera, la gestión eficiente y segura de los datos es esencial para ofrecer un servicio de calidad, mejorar la experiencia del cliente y cumplir con normativas de protección de datos. Una solución DSPM, como puede ser Arexdata DSPM file audit permite a los responsables de los hoteles administrar y proteger la información de manera efectiva, asegurando que los datos personales de los huéspedes y la información operativa estén resguardados a lo largo de todo el ciclo de vida de los datos.
Gestión del ciclo de vida de los datos
El ciclo de vida de los datos en un hotel abarca desde la recolección de información de los huéspedes hasta su almacenamiento, uso y eventual eliminación. Un DSPM ayuda a gestionar este proceso de manera organizada y segura.
Cuando un huésped realiza una reserva, se recopilan datos personales como su nombre, dirección, preferencias y detalles de pago. Un DSPM garantiza que esta información se almacene en un entorno seguro y se clasifique correctamente según su nivel de sensibilidad. Esa clasificación tiene también sus ventajas, ya que, por ejemplo, un hotel de lujo puede usar un DSPM para segmentar la información de sus clientes VIP, asegurándose de que sus preferencias de habitación y servicios personalizados no sólo se cumplan siempre, sino que también estén bien documentada y protegida.
Gestión de permisos y modificación de datos
El sector hotelero se enfrenta a grandes amenazas de seguridad, lo que lo convierte en un objetivo natural para los ciberdelincuentes debido al valor y al volumen de información personal identificable que poseen estas organizaciones. Esto, unido a la gran cantidad de trabajadores, ofrece amplias oportunidades para que los intrusos se infiltren en el sistema de reservas y capturen datos críticos de los clientes.
En este contexto, un DSPM permite a los hoteles definir políticas sobre quién puede acceder y modificar ciertos tipos de información. Por ejemplo, el departamento de recepción puede actualizar las fechas de estancia de un huésped, pero solo el equipo de contabilidad puede modificar los datos de facturación.
Igualmente, un DSPM permite establecer controles de acceso precisos para proteger esta información, por ejemplo, con medidas de autenticación y permisos basados en roles
asegurando que sólo el personal autorizado acceda a información sensible. De esta manera, mientras que el gerente de TI del hotel puede acceder a la infraestructura de almacenamiento de datos, el personal de limpieza solo tendrá acceso a los registros de habitaciones asignadas para servicio.
El permission management en hoteles también es importante de cara a los permisos de acceso para terceros. Ya sea en procesos de intermediación de reservar, como complemento de programas de fidelización con terceros o por acciones de venta cruzada con otros establecimientos o empresas de ocio, los hoteles colaboran y comparten información con distintos proveedores externos. El uso de un DSPM facilitaría, por ejemplo, que una agencia de viajes pueda consultar las tarifas y disponibilidad de habitaciones de un hotel, pero sin acceder a datos personales de los huéspedes.
Monitorización y eliminación de datos
Si la gestión de permisos es importante para un hotel, no menos importante es saber quién ha accedido a los datos y para qué. Así, un DSPM permite registrar y auditar quién accede a qué información y en qué momento, de forma que, si un empleado intenta descargar una lista completa de clientes fuera de su horario laboral, el DSPM generará una alerta y bloqueará la acción automáticamente.
Y aunque la gran cantidad de información personal y sensible de los clientes (datos de tarjetas de crédito, información de contacto y detalles de reservas…) es procesada por diferentes departamentos y se almacena en diferentes repositorios de información, incluyendo las ubicaciones más complicadas de auditar: las bases de datos y los puestos de trabajo, un DSPM permite a través de sencillas consultas verificar quién accede, cuándo y desde dónde se trata dicha información
Un DSPM también facilita la eliminación de los datos conforme a regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Así, un pequeño hotel boutique puede configurar su DSPM para eliminar automáticamente la información relacionada con las tarjetas de crédito después de 60 días de la salida del huésped, reduciendo el riesgo de exposición de datos sensibles.
Protección y seguridad de los datos
Y es que uno de los mayores retos para un hotel es la protección de los datos ante el aumento de las brechas de seguridad y la filtración de datos, que pueden afectar de forma notoria a la reputación del establecimiento y exponerle a consecuencias legales y económicas. Al fin y al cabo, muchas regulaciones, como la RGPD en la Unión Europea, establecen requisitos específicos para el manejo, trazabilidad y la protección de datos personales.
En este caso, un DSPM proporciona herramientas avanzadas para la protección de la información y para establecer las mejores medidas para garantizar la estabilidad y continuidad de sus sistemas. Por ejemplo, si se clasifican datos sensibles, como información de tarjetas de crédito o pasaportes, se pueden crear reglas para que los datos sensibles estén cifrados tanto en tránsito como en reposo.
En resumen, la capacidad de anticipar, prevenir y responder eficazmente a las amenazas (internas y externas) se vuelve esencial para mantener la confianza del cliente y la integridad del negocio. Incluso cuando se necesita la implementación de herramientas que mejoren, ya no solo la información confidencial de terceros, sino también la propia continuidad operacional del hotel.
En el caso de ArexdataDSPM contribuye a la resiliencia empresarial al proteger los activos críticos de la empresa. Esto es particularmente importante en la industria hotelera, donde la continuidad del negocio y la confianza del cliente son fundamentales. La monitorización continua, la adaptación normativa y la seguridad frente a amenazas de manera proactiva fortalecen la resiliencia del sector hotelero y dan respuesta rápida ante los desafíos a los que se enfrenta este día a día.
Si trabajas en el sector hotelero y quieres conocer más casos de uso de Arexdata DSPM o ampliar la información sobre permission management no dudes en contactar con nuestros expertos.
