Según datos de Statista durante el tercer trimestre de 2024 la fuga de datos en las empresas facilitó la exposición de más de 422 millones de registros de datos en todo el mundo. No es de extrañar que la seguridad de los datos y la gestión de permisos o permission management se haya convertido en una de las principales preocupaciones de los responsables de las empresas. No ya sólo por la pérdida de uno de los principales activos de las organizaciones hoy en día (los datos) sino por los costes asociados a las multas y las fugas de datos. Unos costes que, según estimaciones de IBM, supusieron unos 4,88 millones de dólares de media por brecha de seguridad en 2024, un 10 % más que el año anterior.
En este escenario de riesgos y amenazas constantes ante los retos de la protección y seguridad de los datos y, como parte de una adecuada política de gobernanza de datos, el permission management o gestión de permisos es un proceso fundamental en el ámbito de la seguridad informática y la administración de sistemas. Se trata de un concepto que engloba la configuración, asignación y monitorización de los permisos que definen qué usuarios, aplicaciones o dispositivos tienen acceso a ciertos recursos o información dentro de un sistema, ya sea de forma permanente o puntual y si pueden acceder a los datos desde determinados dispositivos o ubicaciones.
Dado el volumen de datos que se generan y almacenan en una organización, y de la importancia que tiene la trazabilidad y clasificación de los datos, una adecuada política de gestión de permisos garantiza que cada individuo acceda sólo a los datos o funcionalidades necesarias para cumplir con su trabajo. También reduce los riesgos de acceso no autorizado, de fuga de información, así como las posibles vulnerabilidades en la infraestructura digital de una organización. En un entorno tecnológico donde la cantidad de datos y aplicaciones sigue creciendo exponencialmente, el permission management se convierte en un pilar para mantener la seguridad, la eficiencia y el cumplimiento regulatorio. Además, facilita la administración eficiente de los sistemas.
Permission management: cinco casos de uso
Los roles y permisos de los usuarios desempeñan un papel fundamental en el proceso de protección de acceso a los datos y a las aplicaciones de software y a los sistemas informáticos de las empresas. La gestión de permisos permite definir y controlar los niveles de acceso de los distintos usuarios dentro de un sistema, independientemente de que esté localizado en la nube o en los equipos internos de la empresa.
Analicemos algunos casos de uso de permissión management:
Protección de datos sensibles en permission management
Una empresa puede emplear las funcionalidades de su sistema de permission management para restringir el acceso a información confidencial de la organización, como los datos financieros, los registros médicos, archivos relacionados con la propiedad intelectual, datos de clientes e históricos de pedidos… Con la gestión de permisos las empresas pueden asegurarse de que sólo el personal autorizado pueda acceder a estos recursos.
Cumplimiento normativo
En sectores regulados, como la salud o las finanzas, donde la exposición de datos y las brechas de seguridad conllevan importantes multas además de una mayor pérdida reputacional, gestionar los permisos adecuadamente ayuda a garantizar que la organización cumpla con normativas como GDPR, reduciendo el riesgo de incurrir en multas y sanciones.
La nube y el teletrabajo
Con el aumento del teletrabajo y las modalidades de trabajo híbrido, el permission management permite establecer controles de acceso fiables para que los empleados puedan trabajar desde cualquier lugar sin comprometer la seguridad de los sistemas corporativos. De la misma manera que es posible gestionar y otorgar permisos para el acceso a datos que estén disponibles en la nube o en los servidores de la compañía.
Control de acceso basado en roles
Estamos viendo también cómo las organizaciones más avanzadas están utilizando las funcionalidades que ofrece el permission management para implementar modelos de control de acceso basado en roles, que asignan permisos específicos según el rol del usuario dentro de la organización, simplificando la gestión y reduciendo errores humanos.
Auditorías y revisiones periódicas en permission management
Un último caso de uso, pero quizás uno de los más importantes para una empresa, es el uso de herramientas de gestión de permisos para facilitar la auditoría y la revisión de accesos, permitiendo identificar y revocar permisos obsoletos o innecesarios. Sobre todo, en sectores donde existe una alta rotación de profesionales o dónde hay picos de trabajo temporal en los que se contrata a personas para determinados proyectos puntuales. Así, un caso muy habitual que nos encontramos en las auditorías que hacemos desde Arexdata cuando presentamos nuestra solución Arexdata DSPM a diferentes clientes, es el de identificar de forma sencilla permisos de acceso a empleados que ya no están en la empresa o a empleados que han cambiado de rol y función dentro de su organización y sus permisos no han sido revisados.
Beneficios de una buena política de permission management
Una estrategia sólida de gestión de permisos ofrece múltiples beneficios para las organizaciones. En primer lugar, mejora la seguridad al limitar los accesos no autorizados y mitigar riesgos como ataques internos o externos. Además, incrementa la eficiencia operativa al automatizar procesos de asignación y revocación de permisos, ahorrando tiempo y recursos. También facilita el cumplimiento regulatorio, proporcionando trazabilidad y transparencia en el manejo de accesos. Otro beneficio clave es la mejora en la experiencia del usuario, al garantizar que éste tenga acceso rápido y seguro a los recursos necesarios para su trabajo independientemente de su ubicación o dispositivo de acceso. Finalmente, una buena política de permission management reduce el coste asociado a la fuga de datos, brechas de seguridad y multas. Todo ello impacta positivamente en la rentabilidad de la organización además de eludir el daño reputacional.
Herramientas de permission management
Como hemos comentado a lo largo del post, la implementación de una política efectiva de permission management es esencial para garantizar la seguridad, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa en cualquier organización. En un entorno empresarial cada vez más complejo, contar con herramientas que simplifiquen y fortalezcan la gestión de accesos es una ventaja competitiva.
Beneficios de implantar Arexdata DSPM
Precisamente esa es una de las ventajas de Arexdata DSPM, que proporciona una única plataforma que no sólo permite gestionar y activar una política de gobernanza de datos, sino que también facilita evaluar el estado actual de la seguridad de los datos. Para ello identifica posibles riesgos y vulnerabilidades, aplica controles de seguridad para mitigar estos riesgos, supervisa y actualiza periódicamente la postura de seguridad para garantizar que sigue siendo eficaz.
Si antes era necesario disponer de diferentes soluciones para tener un mapa de los datos y los permisos de acceso para usuarios que hay en una organización, con Arexdata DSPM es posible tener esa visión global de todo lo que ocurre tanto en los equipos internos de la compañía como de los datos que almacene en la nube desde una única plataforma, ya que se integra con repositorios en la nube y gestiona permisos de Directorio Activo de Microsoft y su correspondencia en M365 (EntraID). Además, es una solución certificada por el Centro Criptológico Nacional que cuenta con una sencilla interfaz que facilita que la plataforma pueda ser usada por usuarios sin necesidad de un alto conocimiento tecnológico.
Específicamente en la parte de permission management nuestra solución garantiza un control total de permisos y una auditoría y administración efectiva a través de:
Registro de auditoría de permisos
Un sistema que registra todas las actividades relacionadas con la gestión de permisos, incluidas las acciones realizadas por los usuarios autorizados. De esta manera es posible tener una visión completa en el tiempo de los permisos o en periodos concretos.
Notificaciones de cambios de permisos
La capacidad de recibir alertas o notificaciones cuando se realizan cambios en los permisos, lo que ayuda a detectar posibles problemas de seguridad o intentos no autorizados. Por ejemplo, con la incorporación de nuevos empleados, la salida de profesionales…
Informes y análisis de permisos
La generación de informes y análisis detallados sobre los permisos asignados y su uso, lo que ayuda a identificar posibles vulnerabilidades o incoherencias en la configuración de los permisos.
Gestión de permisos en un par de clics
La posibilidad de aplicar cambios de permisos de forma inmediata, sin necesidad de reiniciar o interrumpir los servicios o sistemas. Y con la ventaja de hacerlo mediante un par de clics.
Revisiones periódicas de permisos
La funcionalidad de realizar auditorías y revisiones periódicas de los permisos asignados para garantizar que los usuarios solo tengan acceso a lo que realmente necesitan.
Por último, otra ventaja de Arexdata, frente a soluciones de otros grandes competidores de los que sólo se aprovecha el 30 % de las funcionalidades de sus herramientas, es que el licenciamiento de la solución se calcula por usuario con acceso a la información y no por el número total de empleados, elementos de hardware o directorios. Es decir, si son usuarios que no van a acceder a esos datos no se paga por ese usuario, como suele ocurrir con la mayoría de los proveedores. Un enfoque más alineado a las necesidades del negocio y con el beneficio adicional de que tan sólo desde las tres primeras horas de implementación Arexdata DSPM ya ofrece datos y resultados. Luego se trabaja en el ajuste y fine tunning.
En definitiva, la adopción de estas tecnologías no solo asegura la protección de los activos de la empresa, sino que también refuerza la confianza de clientes y socios al demostrar un compromiso con la seguridad y la gestión responsable de la información. Si quiere conocer más casos de uso de Arexdata DSPM o ampliar la información sobre permission management no dude en contactar con nuestros expertos.
