La entrada en vigor el pasado 2 de diciembre de la nueva normativa de registro de información de viajeros ha vuelto a poner en valor la importancia de la gestión de datos en los hoteles y la necesidad de las soluciones de file audit o auditoría de ficheros para aumentar el control sobre el uso de los datos en las empresas del sector hotelero y turístico, así como la seguridad y protección de los datos que procesan y almacenan.
Según datos del INE, tan sólo en el mes de octubre de 2024 los hoteles españoles registraron 33,94 millones de pernoctaciones. De cada una de esas reservas realizadas los establecimientos deben conocer y gestionar datos sensibles como el nombre, el primer y segundo apellido, el sexo, la fecha de nacimiento, el país de nacionalidad, el número de documento de identidad, el tipo de documento y la fecha de expedición. Por lo que el volumen da datos que puede llegar a gestionar y almacenar mensualmente un hotel es bastante considerable, por ello la necesidad de las soluciones file audit.
Y eso, que finalmente la nueva normativa exigirá registrar un menor número de datos personales y confidenciales de los previstos, y que en esa enumeración anterior no están incluidos la enorme cantidad de datos que un hotel produce y recibe de las tecnologías que utiliza: llaves y cerraduras inteligentes para acceder a las habitaciones o todos los sistemas IoT que ayudan a una gestión más eficiente de los hoteles.
Data Governance: Clave para la seguridad en la industria hotelera
El carácter sensible de esos datos almacenados, normalmente en diferentes áreas, hace que la seguridad y protección de los datos sea una prioridad crítica para la industria hotelera dada la naturaleza altamente confidencial de la información que manejan a diario. Sobre todo, porque además de esos datos personales los hoteles también trabajan en su operativa diaria con datos de tarjetas de crédito que son muy atractivos para los ciberdelincuentes.
Unos datos que resultan complejos de gestionar y garantizar su trazabilidad cuando se trata de grupos y cadenas hoteleras que han ido creciendo mediante adquisiciones de hoteles de forma que en cada una de estas propiedades pueden usar o no los mismos sistemas de gestión, disponer de diferentes plataformas según la ubicación o simplemente porque históricamente se configuraron con sistemas diferentes.
Una serie de casuísticas que refuerzan las soluciones que ofrece file audit y la necesidad de una adecuada política de gobernanza de datos en aras de ganarse la confianza de los huéspedes respecto a la seguridad y privacidad de sus datos, ya que una fuga de datos o brecha de seguridad afectaría gravemente a la reputación de cualquier hotel.
Overbooking de riesgos y fuga de datos
Este overbooking de datos personales y sensibles hacen que el sector hotelero se enfrente a grandes amenazas de seguridad y que se hayan convertido en un objetivo natural para los ciberdelincuentes debido al valor y al volumen de la información personal identificable que poseen estas organizaciones. Este alto volumen de datos gestionados aumenta los riesgos y posibilidades de fuga de datos sobre todo si tenemos en cuenta que en el hotel hay muchos trabajadores temporales o estacionales o que rotan entre diferentes instalaciones y ubicaciones del complejo hotelero, ofreciendo amplias oportunidades para que los intrusos se infiltren en el sistema de reservas que capturan datos críticos de los huéspedes.
Esto requiere por parte de las empresas de un enfoque integral y proactivo para la seguridad de los datos, por ejemplo, con soluciones del tipo File Audit o Auditoría de Ficheros que contribuyen a una mejor postura de seguridad, ya que aumenta la visibilidad, trazabilidad y el control sobre el uso de los datos en la organización independientemente de su ubicación. Por ejemplo, para saber si algún fichero sensible o confidencial ha sido modificado o alterado, como posible indicio de una intrusión.
También es necesario que el hotel ponga en marcha una política de clasificación de datos o data classification como paso fundamental en la gestión de los riesgos de ciberseguridad, sobre todo cuando se trata de datos sensibles. La clasificación de datos implica identificar los tipos de datos que se reciben, crean, comparten, procesan y almacenan en los diferentes sistemas de información de del hotel.
Ventajas de una plataforma DSPM para hoteles
El data governance se ha convertido en una necesidad para los hoteles ante la necesidad de gestionar y proteger los datos de sus clientes a lo largo de todo su ciclo de vida: desde que se solicitan en la reserva de los huéspedes, hasta que se eliminan tras el check out o si se guardan para utilizarlos como parte de los programas de fidelización y recompensas del establecimiento.
Y en este contexto de altas y bajas constantes, disponer de una plataforma para la postura ante la gestión de la seguridad de datos (DSPM) facilita la identificación de los datos confidenciales en múltiples entornos y, sobre todo, proporciona visibilidad sobre dónde, cómo, cuándo y quién maneja los datos en una organización, así como la trazabilidad y la gestión de permisos para saber quién tiene acceso a los datos, para qué se utilizan y cuál es la postura de seguridad de la aplicación o sistema donde se encuentran almacenados.
Si pensamos en ejemplos reales del día a día de un hotel, soluciones como Arexdata DSPM facilitan tareas como:
Control de datos confidenciales y financieros en File audit
Información personal de contacto, detalles de reservas, datos de las tarjetas de crédito… toda esta información suele residir en diferentes repositorios de información del hotel como pueden ser bases de datos, aplicaciones en la nube, diferentes puestos de trabajo… Con soluciones como Arexdata DSPM es posible auditar permanentemente, clasificar y ubicar toda esta información, de forma que a través de sencillas consulta se puede verificar quién accede a los datos, cuándo lo hace o desde dónde está accediendo a dicha información. Además, permite crear alertas para accesos no autorizados.
Prevención de brechas de seguridad en file audit
Según cálculos de SabeeApp, la proporción de brechas de seguridad en el sector hotelero se duplicaron del 2 % de 2019 al 4 % de 2023, con casi un tercio de las organizaciones hoteleras reconociendo haber sufrido fugas de datos con un coste medio de 3,4 millones de dólares. Para hacer frente a estas amenazas Arexdata DSPM utiliza técnicas avanzadas de auditoría, monitorización y análisis para detectar actividades inusuales como descargas indebidas, accesos no autorizados, posesión de información sensible… Al identificar posibles amenazas antes de que se conviertan en brechas de seguridad la solución de Arexdata contribuye a prevenir la pérdida de datos y los riesgos asociados.
Cumplimiento normativo en File audit
Muchas regulaciones, como la RGPD en la Unión Europea, establecen requisitos específicos para el manejo, trazabilidad y la protección de datos personales. Incumplir estas normativas conlleva sanciones importantes, así como un daño reputacional para el establecimiento. ArexdataDSPM ayuda a los hoteles a mantenerse alineados a nivel de cumplimiento para garantizar prácticas seguras y proporcionar informes y reportes que demuestren el manejo adecuado de los datos y su acceso.
Como hemos visto, la capacidad de anticipar, prevenir y responder eficazmente a las amenazas (internas y externas) se vuelve esencial para mantener la confianza del cliente y la integridad del negocio de los hoteles. Por lo que se necesita la implementación de herramientas que mejoren, ya no solo la información confidencial de terceros, sino también la propia continuidad operacional del hotel.
Si quiere conocer más casos de uso o ampliar la información sobre la gestión de datos en los hoteles no dude en contactar con nuestros expertos para asesorarle en la implantación rápida de una herramienta de file audit.
Pásate por este otro artículo si te interesa conocer todas las ventajas de un DSPM en el sector hotelero.
