Cada día las empresas y organizaciones generan y almacenan cantidades masivas de información.
Sin embargo, no todos esos datos se utilizan de manera productiva ni se protegen adecuadamente mediante una política de data classification.
Según Gartner, más del 80 % de los datos corporativos son dark data: es decir información recolectada, almacenada y olvidada, que no se analiza ni se aprovecha para la toma de decisiones.
Y es ahí donde el data governance, la inteligencia artificial y una clara estrategia de DSPM ayudan a evitar el data loss y el desperdicio de datos.
Este fenómeno representa tanto una oportunidad perdida como un riesgo latente.
El dato se ha convertido en el principal activo de las empresas y una mala gestión y protección del dato a lo largo de todo su ciclo de vida puede poner de manifiesto el lado desconocido y peligroso de ese valioso tesoro para las empresas.
El coste oculto del dark data
Las empresas desaprovechan gran cantidad de datos, que a menudo se almacenan sin valor real debido a una inadecuada gestión del gobierno del dato.
Al no ser utilizados, clasificados ni protegidos correctamente, estos datos pueden representar un riesgo para la organización.
El término dark data hace referencia a la información que las empresas recopilan en sus operaciones diarias, pero que nunca utilizan.
No se trata de datos secretos, sino de información que queda guardada en servidores, correos electrónicos, documentos internos, sensores o aplicaciones… y que, al no gestionarse, permanece en la oscuridad. Lo que conlleva costes ocultos de almacenamiento y consumo de recursos adicionales para disponer de acceso a datos que igual no es necesario tener en tiempo real.
Se calcula que el coste de almacenar y proteger el dark data puede representar entre el 30 % y el 40 % del presupuesto de TI en grandes organizaciones.
De ahí que, según Splunk, las compañías que aprovechan mejor sus datos oscuros tienen hasta 5 veces más probabilidades de aumentar sus ingresos que aquellas que los ignoran.
A estos costes habría que añadirles el daño reputacional y las multas por una mala gestión de los datos, incluso de aquellos que no se utilizan o que se olvidan y que, sin embargo, pueden contener datos sensibles.
Así, podemos hablar de problemas legales y de compliance para cumplir con la RGPD o con legislación específica del sector financiero como DORA o NIS2.
También están los riesgos de las filtraciones de datos o de permisos obsoletos que habilitan el acceso a datos sensibles por una mala praxis de permission management.
Ejemplos de dark data en las empresas
Pensemos en ejemplos comunes de datos obsoletos: correos electrónicos antiguos que contienen conversaciones con clientes; logs de servidores que registran accesos y errores; documentos de proyectos pasados; datos de sensores de IoT que nunca se analizan; grabaciones de llamadas en call centers…
IBM estima que más del 90 % de los datos en el mundo fueron creados en los últimos dos años, pero solo un pequeño porcentaje es analizado.
Si pensamos en áreas o departamentos específicos de las empresas donde haya un mayor volumen de datos obsoletos, podemos identificar fácilmente algunos.
Por ejemplo, el área de recursos humanos, que gestionan y almacenan CV antiguos, con información personal y sensible (teléfonos, DNI, sexo, direcciones personales…) que se exponen innecesariamente.
Por su parte, los call centers suelen grabar todas las llamadas. Muchas de ellas jamás se revisan, pero contienen datos valiosos sobre satisfacción y problemas frecuentes.
Lo mismo ocurre en del área de marketing y ventas donde es habitual almacenar correos electrónicos con campañas antiguas o encuestas guardadas sin analizar
También en el departamento de logística los sensores en transporte y almacenamiento generan datos de temperatura, tiempos de entrega o consumo de combustible. A menudo, son datos que se almacenan, pero no se aprovechan para optimizar rutas o costes.
Cómo ayuda Arexdata DSPM
Como hemos visto, la gobernanza del dato dentro de las organizaciones es cada vez más relevante, no solo por motivos de seguridad y cumplimiento normativo, sino también por los costes ocultos asociados al almacenamiento.
Por ejemplo, con Arexdata DSPM es posible detectar fácilmente una de las problemáticas más comunes en las empresas: las carpetas obsoletas o en desuso, los permisos huérfanos o los usuarios con exceso de permisos.
No se trata de documentos individuales, sino de estructuras de carpetas que permanecen sin actividad durante largos periodos de tiempo.
Poder identificarlas y analizarlas a nivel de repositorio, ya sea de forma individual o global, aporta un valor significativo en la optimización de infraestructuras.
Otra ventaja de nuestra solución es la aplicación de filtros que permitan detectar carpetas no utilizadas en un rango de tiempo determinado, por ejemplo, en los últimos 365 días. A partir de esa búsqueda se genera un reporte centralizado que facilita la visibilidad de todas las carpetas obsoletas.
Esto resulta útil tanto para liberar espacio como para dar cumplimiento a regulaciones que exigen la eliminación periódica de información.
Un ejemplo claro son las normativas bancarias, donde se requiere borrar o archivar datos confidenciales pasado cierto tiempo. Con esta capacidad, se pueden localizar carpetas no usadas en un año y que, además, estén catalogadas como “confidencial”, facilitando así el cumplimiento normativo.
Otro caso de uso relevante es la auditoría integral de repositorios, tanto en entornos cloud como en instalaciones on premise.
De esta manera, la organización puede tener un mapa completo de dónde está almacenada su información y qué datos realmente siguen en uso.
Además, con Arexdata DSPM es posible aplicar búsquedas excluyentes: identificar carpetas sin uso y transferirlas a almacenamiento frío, una alternativa más económica que el almacenamiento en la nube o el denominado almacenamiento “caliente”. Esto permite reducir costes sin perder acceso a la información si fuera necesario en el futuro.
Nuestra plataforma también incorpora capacidades de data classification, lo que ayuda a identificar información sensible en lugares donde no debería estar.
Esto no solo mejora la seguridad, sino que también aporta transparencia al proceso de gestión documental.
Desde un único panel se puede acceder a reportes consolidados que muestran qué carpetas no se usan, cuáles contienen información sensible y dónde se localizan dentro de la infraestructura de la empresa.
En un contexto en el que el almacenamiento en la nube resulta cada vez más costoso —y se penaliza más la descarga de datos previamente subidos a la nube—, muchas empresas están reconsiderando el uso del almacenamiento on premise.
Contar con una herramienta como Arexdata DSPM que permita identificar información obsoleta y redistribuirla, sobre todo cuando está dispersa entre diferentes proveedores, supone una ventaja estratégica para reducir gastos y garantizar el cumplimiento normativo.
Puede contactar con nuestro equipo de expertos para conocer todas las funcionalidades y ventajas que Arexdata DSPM puede aportar a su organización.
